Wie ein Tipp in letzter Minute Effizienz und Wachstum brachte

Im Jahr 2022 stand Jasmine Filipovic, Geschäftsführerin der Wohngut GmbH, kurz davor, einen Vertrag für ImmoTop2 zu unterzeichnen. «Ich hätte nur noch unterschreiben müssen», erinnert sich Filipovic. Dann kam der Hinweis eines Branchenkollegen, man solle sich PROPbase ansehen. Kurz darauf folgte das erste Gespräch. «Nach diesem ersten Treffen war für mich klar, dass wir PROPbase einführen.»  
Bereits ein Monat nach dem ersten Treffen startete die Einführung, und innerhalb eines weiteren Monats war das erste grosse Mandat mit über 1'000 Objekten produktiv. Damit gehörte Wohngut zu den ersten Anwendern von PROPbase.

Heute betreut Wohngut 5'000 Objekte mit insgesamt 9 Mitarbeitenden. Das sind Zahlen, die sich sehen lassen. Filipovic bringt es auf den Punkt: 

«Ohne PROPbase könnten wir das, was wir tun, nicht bewältigen. Wir müssten locker drei Leute mehr einstellen.»

Die Effizienzsteigerung zeigt sich besonders deutlich in den täglichen Abläufen:

• Mieter- und Dienstleisterkommunikation: E-Mails lassen sich direkt in Tickets umwandeln. Alle relevanten Informationen zum Objekt, zu Geräten oder zuständigen Dienstleistern sind im System hinterlegt und ermöglichen schlanke Prozesse. 
• Rundschreiben: 120 Eigentümer einer STWEG anschreiben dauert keinen halben Tag mehr, sondern nur 5 Minuten. 
• Digitale Features: Wohnungsübergabeprotokoll, automatische Ticketerstellung und Datenübernahme sorgen für zusätzliche Effizienzgewinne. 
• Mieterspiegel und Serienbriefe: Früher Stundenarbeit, heute in wenigen Minuten erledigt. 

Das Gesamtresultat: mindestens 30 Prozent Effizienzsteigerung. Oder wie Filipovic es auch formuliert: 

«Keiner glaubt uns, dass wir mit neun Nasen 5'000 Objekte verwalten.»

Ein Erfolgsfaktor ist die intuitive Bedienbarkeit von PROPbase. «Ich kann einen Quereinsteiger hinsetzen, und nach einer Stunde versteht er das System und kann erste Aufgaben übernehmen. Man kann fast nichts kaputt machen - PROPbase ist robust und gleichzeitig einfach in der Bedienung», sagt Filipovic.  
Auch das Feedback von Praktikanten oder temporären Mitarbeitern fällt positiv aus. Viele betonen, wie angenehm und motivierend es sei, mit einem zeitgemässen Tool zu arbeiten. 

Neben den Funktionen schätzt das Team von Wohngut die Zusammenarbeit mit PROPbase. «Was auch für euch spricht, ist euer Support. Wenn ich etwas brauche oder eine Frage habe, wird mir sofort geholfen.» Die Geschwindigkeit, mit der reagiert wird, sei bemerkenswert.  

«Man merkt, dass eure Mitarbeitenden motiviert sind und Lust auf ihre Arbeit haben. Das macht einen grossen Unterschied.» 

Wohngut tritt deshalb auch gerne als Referenzkunde auf, ein Ausdruck einer echten Partnerschaft auf Augenhöhe. 

Das Unternehmen wächst seit Jahren, ohne aktiv akquirieren zu müssen. Neue Mandate entstehen fast ausschliesslich durch Empfehlungen. Leerstände sind selten, Vermietungen gelingen, wenn nötig innerhalb eines Tages. «Wir sind modern, zeitgemäss und effizient. Das spricht sich herum», erklärt Filipovic. 

Für die Zukunft interessiert sich Filipovic besonders für den Einsatz künstlicher Intelligenz. Standardanfragen wie «Mein Abfluss ist verstopft», «Ich habe Schimmel im Bad» oder «Der Spülkasten funktioniert nicht» könnten künftig automatisch beantwortet werden. 

Gleichzeitig geht es Filipovic darum, Effizienzgewinne nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die Mitarbeitenden nutzbar zu machen. «Das Leben dreht sich nicht nur ums Arbeiten. Mit PROPbase können wir gute und effiziente Bewirtschaftung bieten. Das zahlt sich auch für unsere Mitarbeitenden aus.» 

Die Entwicklung von Wohngut zeigt eindrücklich, wie zeitgemässe Software den Unterschied machen kann. Mit PROPbase gelingt es, grosse Volumen mit schlanken Teams zu bewältigen, Prozesse radikal zu vereinfachen und gleichzeitig den persönlichen Kontakt zu Eigentümern und Mietern zu pflegen. Für Jasmine Filipovic ist klar:

«Mit PROPbase können wir tagtäglich eine professionelle, effiziente und moderne Bewirtschaftung sicherstellen und dabei Freude an der Arbeit haben.» 

Jasmine Filipovic, Geschäftsführerin der Wohngut GmbH