Mit 9 Köpfen 5’000 Objekte verwalten
Wie ein Tipp in letzter Minute Effizienz und Wachstum brachte
Mehr Genossenschafts-Objekte
Bestand um über 50 % erhöht bei nahezu gleichem Personalaufwand.
Digitale Prozesse, die entlasten
Spürbar weniger Fehler im Tagesgeschäft und die Basis für neue Arbeitsmodelle
Abacus als Mehrwertfaktor
Überzeugende Kombination mit dem Schweizer Marktführer für Finanzsoftware
Digitale Geschäftsstelle für gemeinnütziges Wohnen
Die Weber Verwaltungen AG in St. Gallen ist keine klassische Immobilienverwaltung, sondern spezialisiert auf die Geschäftsführung gemeinnütziger Wohnbauträgerinnen. Als externe Geschäftsstelle übernimmt sie das gesamte operative Geschäft – von Mietverwaltung und Rechnungswesen bis hin zu Unterhaltsplanung, Erwerb von Bestandesliegenschaften und Neubauprojekten.
Aktuell betreut das Unternehmen 1’600 Objekte mit steigender Tendenz. Der Anspruch: höchste Professionalität und durchgehende Digitalisierung auch bei speziellen Anforderungen wie Anteilscheinkapital oder langfristiger Unterhaltsplanung.
Der Wechsel als Chance
Als der Support der letzten Verwaltungssoftware gekündigt wurde, war für die Verantwortlichen bei der Weber Verwaltungen AG klar: Das war die Gelegenheit, den nächsten grossen Digitalisierungsschritt zu machen. Frühere Lösungen hatten zwar solide Buchhaltungsfunktionen, aber wenig Innovationskraft. GL-Mitglied Raffael Jakob erinnert sich:
«Wir wollten nicht einfach das nächste Tool. Wir wollten eine Lösung, mit der wir unsere Vision einer modernen Geschäftsstelle realisieren können.»
Die neue Software sollte dabei nicht einfach die alte ersetzen, sondern das Unternehmen vor allem effizienter machen.
Die Entscheidung:
PROPbase & Abacus - ein starkes Duo
Die Wahl fiel schliesslich auf PROPbase in Kombination mit AbaImmo «Abacus ist der Buchhaltungs-Marktführer in der Schweiz. Das hat uns Vertrauen gegeben», erzählt Raffael Jakob, und ergänzt: «PROPbase war die erste ERP-Lösung, bei der wir rasch das Gefühl hatten: Die passt zu uns.»
Ein grosser Vorteil: PROPbase führt Mitarbeitende durch Prozesse, das führt zu massiv weniger Fehlern im Tagesgeschäft. «Wir wollten eine Lösung, bei der sich unsere Mitarbeitenden nicht in den Tiefen der Programm-Bäume verirren, sondern sich auf das konzentrieren, was für ihre Rolle wichtig ist.»
Auch die Zusammenarbeit mit dem PROPbase-Team verlief von Anfang an auf Augenhöhe. «Wir sind mit unseren Sonderwünschen nicht einfach abgeblitzt», unterstreicht Jakob.
«Man hat uns zugehört, auch bei genossenschaftsspezifischen Themen wie den Kapitalien.»
Und viele Wünsche wurden zeitnah umgesetzt, teils sogar übers Wochenende.
Mehr Objekte, gleicher Stellenumfang, weniger Aufwand
Vor der Einführung 2024 betreute das Team rund 900 Objekte. Heute sind es über 1'600 mit lediglich 40 zusätzlichen Stellenprozenten. Zahlen, die auch Raffael Jakob beeindrucken: «Das wäre vorher nicht möglich gewesen. Wir arbeiten heute praktisch mit dem gleichen Personalbestand wie Ende 2023, auch wenn sich das Team personell verändert hat.»
Der Schlüssel dazu liegt in digitalen Workflows und integrierten Prozessen von der Kreditorenbuchhaltung bis zur Dokumentation vor Ort.
«Ich buche heute 100 Kreditoren in einer Stunde. Früher war das undenkbar.»
Und wenn jemand eine Frage hat, loggt sich Raffael Jakob in myPROP ein und findet die Antwort in Sekunden, selbst wenn er unterwegs ist.
Team-Effekt: Weniger Fehler, moderne Arbeitsmodelle
Auch für die Mitarbeitenden hat sich der Alltag grundlegend verändert. Pascal, Bewirtschafter bei Weber Verwaltungen, bringt es auf den Punkt:
«Ich bin natürlich immer effizient, aber mit PROPbase heute noch effizienter.»
«Mit dem heutigen Setup können wir ohne Überlastung 1’600 Objekte betreuen», bekräftigt Raffael Jakob. Auch Ferienabwesenheiten sind einfacher zu handhaben. «Durch das Ticketing kann jeder nachschauen, was sein Teamkollege bestellt hat. Das erspart lange Arbeitsübergaben vor Abwesenheiten. Alle haben alles im Blick.» Zudem lassen sich zeitgemässe Arbeitsmodelle wie Teilzeit und Homeoffice deutlich besser umsetzen.
Kulturwandel inklusive: Digitalisierung bedeutet Change
Natürlich war der Systemwechsel kein Selbstläufer. Doch Raffael Jakob machte von Anfang an klar, worum es geht: «Ich habe gesagt: Jede Stunde, die ihr jetzt investiert, spart euch zwei Stunden im nächsten Jahr. Klar gibt es Mitarbeitende, die sich mit Veränderungen schwertun. Aber wer diesen Change nicht mitgehen will, ist vielleicht am falschen Arbeitsplatz.»
Das Onboarding erfolgte in mehreren Schritten mit Basisschulungen, einem halben Tag im Unternehmen mit einem PROPbase-Trainer sowie einer engen Begleitung beim Aufsetzen von Abacus durch das dafür spezialisierte Team von PROPbase. Rückblickend würde Raffael Jakob etwas anders vorgehen: das neue System eher später einführen, dafür vorgängig mehr Zeit für die Vorbereitung und das Einpflegen der Daten einplanen.
Was die Zukunft bringt: AI, Unterhaltsplanung und Revisionsprozesse
Die nächste Stufe? Die Integration der Unterhaltsplanung. Bislang setzt Weber Verwaltungen dabei auf externe Anbieter. Künftig soll dieser Prozess mit PROPbase abgebildet werden.
«Das Potenzial ist riesig! Wir behalten die volle Kontrolle und erschliessen gleichzeitig neue Umsatzmöglichkeiten.»
Auch das Thema AI verfolgt Jakob aufmerksam: «Ich bin persönlich etwas vorsichtig, aber ich sehe Potenzial, z. B. bei sich wiederholenden Mieterfragen. Wenn einfache Anliegen direkt beantwortet werden, profitieren alle.»
Weniger ein Kostenfaktor als ein Effizienztreiber
«PROPbase ist auf den ersten Blick nicht billig, aber wir sind heute wirtschaftlicher als je zuvor», betont Raffael Jakob.
«Für alle, die ernsthaft arbeiten wollen, ist PROPbase eine klare Empfehlung.»
Und wer gar nichts investieren möchte? «Da bin ich ehrlich: Für die ist es nichts.»
Raffael Jakob, Geschäftsleiter/Mitinhaber Weber Verwaltungen AG
