Ein Traditionsbetrieb wird digitaler Vorreiter

Die 1977 gegründete Peter Halter AG ist ein traditionsreiches Immobilien­unternehmen. Mit rund 20 Mitarbeitenden betreut sie für mehrere Familien und private Eigentümer ein Portfolio im Wert von rund 1,5 Milliarden Franken, überwiegend mit Objekten in Zürich. Neben Bewirt­schaftung, Liegen­schaften­buch­haltung und Baumanagement verfügt die Peter Halter AG über eigene Hauswarte. Damit bietet sie ein ganzheitliches Immobilien­management aus einer Hand und gewährleistet eine optimale Betreuung der Kunden.

«Unsere Stärke liegt im persönlichen Kontakt und in der Flexibilität. Gerade bei privaten Eigentümern gibt es spezielle Bedürfnisse und Konstellationen mit Treuhändern, Bankern und Anwälten. Darauf können wir eingehen, weil wir die Bedürfnisse kennen und mit unserem Know-how bedienen können», betont Adrian Häfeli, Geschäftsführer der Peter Halter AG.

Bis 2023 arbeitete das Unternehmen mit einem veralteten Buchhaltungs- und Bewirtschaftungssystem sowie mit Insellösungen für die Wiedervermietung und zahlreichen Excel-Listen. Der eigentliche Treiber der Veränderung kam nicht aus der Bewirtschaftung, sondern aus dem Verwaltungsrat und der Inhaberfamilie. Ihr Ziel war es, das Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Adrian Häfeli erklärt:  

«Uns war bewusst: Wollen wir die Firma zukunftsfähig aufstellen, braucht es einen tiefgreifenden Umbruch.» 

Standort, Firmenauftritt, die gesamte IT-Umgebung und Softwarelandschaft und damit einhergehend alle Prozesse und Strukturen wurden auf den Prüfstand gestellt. Die Firma bezog neue Büroräume, wechselte von Einzel- zu Grossraumbüros, digitalisierte sämtliche Dokumente und zahlreiche Prozesse und stellte die IT- und Softwarelandschaft komplett neu auf. 

Im Rahmen einer strukturierten Evaluation wurden verschiedene Branchentools geprüft, darunter auch PROPbase, das damals eher als Start-up galt. Die Wahl fiel aus mehreren Gründen auf PROPbase: 

• One-Plattform-Ansatz: Keine Datensilos, keine Medienbrüche, durchgehende Schnittstellen zwischen Vermarktung, Bewirtschaftung und Reporting. 
• Cloud-Architektur und Zukunftsfähigkeit: Basis für den Einsatz von KI-gestützten Prozessen und modernen Reporting-Tools. 
• Effizienz im Alltag: Digitale Mieterakten, automatisierte Abläufe. 

«PROPbase hat uns überzeugt, weil es nicht nur die heutigen Anforderungen erfüllt, sondern uns auch für die Zukunft aufstellt». 

Die Migration verlief äusserst strukturiert. Die alten Daten wurden bereinigt, für den Import aufbereitet und mit Unterstützung von PROPbase erfolgreich migriert. Nach vier Wochen Schulungen und Workshops war das Team weitestgehend bereit, mit dem neuen System zu arbeiten. Heute werden die Liegenschaften vollständig digital bewirtschaftet: Mieterdossiers, Mietverträge und Kautionsabwicklungen sind zu 100% digital verfügbar, Aufträge, Hypotheken und Gerätestammdaten werden zentral verwaltet.  
 
Für Transparenz und Kommunikation auf Eigentümerseite setzt die Peter Halter AG auf die Ownerbase, die Eigentümern eine erstklassige und transparente Übersicht bietet.

«Für Family Offices oder private Eigentümer sind digitale Prozesse und aktuelle, zugängliche Daten ein entscheidendes Kriterium. Hier können wir uns dank PROPbase abheben». 

Die künftigen Weiterentwicklungen liegen im gezielten Einsatz von KI-gestützten Prozessen im Ticketing, Rechnungsprozess und Reporting. Dank der zentralen Datenhaltung in der Cloud ist die Peter Halter AG dafür bestens gerüstet.  

«Dafür braucht es schon heute die richtige Basis, und PROPbase liefert diese».

Die langfristige Vision ist, dass Eigentümer ihre Informationen nicht mehr über bestellte Reportings beziehen, sondern Fragen direkt an die integrierte KI richten und die Antworten unmittelbar aus dem System erhalten

Adrian Häfeli, Geschäftsführer bei Peter Halter AG