Mehr Objekte, gleicher Stellenumfang, weniger Aufwand
Mit PROPbase 50% mehr Objekte bewirtschaftet
Digitalisierung als Chance
Der Systemwechsel wurde für echte digitale Fortschritte genutzt.
Teamorientierte Einführung
Die Einführung von PROPbase erfolgte gemeinsam, geplant und erfolgreich.
Spürbarer Nutzen im Alltag
Digitale Prozesse steigern Effizienz und begeistern Kunden wie Team.
Irène Furrer, Geschäftsleiterin von Immo123 AG, erinnert sich noch gut an den Moment, als klar wurde: Das bisherige System ImmoTop 1 wird eingestellt. Was folgte, war ein mutiger Schritt in Richtung Digitalisierung und eine Entscheidung, die den Arbeitsalltag bei Immo123 grundlegend verändern sollte.
Ein starkes Fundament und der Wille zur Weiterentwicklung
Immo123 AG mit Sitz in der Zentralschweiz ist mehr als ein klassisches Bewirtschaftungsunternehmen. Neben der Verwaltung von Miet- und STWE-Liegenschaften für vorwiegend private Eigentümer bietet das Unternehmen auch Bewertungen sowie ein eigenes Baumanagement an. «Dass wir als kleinere Firma ein eigenes Baumanagement führen, macht uns speziell», erklärt Irène Furrer. Umbauten, Sanierungen, PV-Anlagen oder Fensterersatz: Immo123 AG koordiniert und realisiert bauliche Massnahmen direkt für ihre Kundinnen und Kunden.
Doch im Bereich der digitalen Prozesse war lange Stillstand angesagt. «ImmoTop 1 war in dem, was es konnte, okay, wirkte aber gefühlt aus dem Jahr 1990», erzählt Furrer. Dokumente, Tickets, integrierte Vermarktung: All das fehlte. Einfache Aufgaben wurden auf Outlook, SharePoint, Excel oder Dokumente in physischen Ordnern verteilt. «Eine echte Digitalisierung war mit diesem System gar nicht möglich.»
Vom Pflichtwechsel zur Chance
Als das Ende von ImmoTop 1 feststand, startete Immo123 AG eine umfassende Evaluation neuer Lösungen. Zahlreiche Stunden flossen in Präsentationen und Systemvergleiche - insbesondere mit Rimo R5, Garaio REM und einem weiteren Anbieter, jeweils mit mehreren Zusatzsystemen im Schlepptau. «Wir hatten bereits enorm viel Zeit investiert. Als dann noch PROPbase anrief, dachte ich nur: Nicht noch ein System», erinnert sich Irène Furrer. «Ich hatte ehrlich gesagt keine Lust mehr und habe den Kontakt an unseren Verantwortlichen für Digitale Transformation weitergegeben und ihm überlassen, wie wir damit umgehen.»
Dieser entschied sich, PROPbase dennoch eine Chance zu geben.
«Nach der ersten Präsentation war für ihn klar: PROPbase passt zu uns.»
Irène Furrer holte daraufhin die Teamleiterinnen von Buchhaltung und Bewirtschaftung ins Boot und prüfte die Lösung nochmals gezielt anhand konkreter Anforderungen. Schnell wurde deutlich: PROPbase deckt genau die Punkte ab, die bei den anderen Lösungen gefehlt haben oder Zusatzsysteme benötigt hätten.
Es folgte eine strukturierte Pro-/Kontra-Beurteilung, eine Präsentation jeder Software und schliesslich eine Abstimmung im gesamten Team: Das Resultat war einstimmig für PROPbase.
Strukturiert, vorausschauend, teamorientiert
Im Mai 2024 startete Immo123 AG mit der Datenbereinigung. «Wir wollten nicht einfach migrieren, sondern konsequent verbessern», so Furrer. Flächen, Grundrisse, Wertquoten und vieles mehr wurden ergänzt. «Wir haben aufgeräumt und so eine neue Datenbasis geschaffen.»
Der Go-Live der Bewirtschaftung erfolgte im Oktober 2024, die Buchhaltung folgte im Januar 2025. Erste Liegenschaften wurden als Testlauf rückwirkend per 01.01.2024 gebucht, um Sicherheit zu gewinnen. «Das war souverän und sehr lehrreich.»
Digitaler Mehrwert, der begeistert
Heute zeigt sich der Nutzen deutlich, vor allem im Wiedervermietungsprozess, betont Irène Furrer:
«In PROPbase läuft die gesamte Vermarktung digital, vom Inserat über die Anmeldung bis zur Vertragsunterzeichnung und Kautionslösung. Das ist ein riesiger Schritt.»
Auch das Controlling hat sich massiv verbessert: «Wir sehen sofort, wo es harzt und können eingreifen.»
Besonders erfreulich ist das Onboarding der Stockwerkeigentümer. «Früher war alles Papier. Heute sind Grundrisse, Versicherungen und Pläne zentral abgelegt. Die Rückmeldungen der Eigentümer? Pure Begeisterung.» Ein solcher Change braucht Zeit und eine Vision.
Natürlich ist nicht alles von heute auf morgen umgestellt. «Einige speichern Dokumente noch parallel in ihrem eigenen Ordner, und auch unsere Dienstleister müssen umlernen. Aber wir setzen bewusst auf eine schrittweise Einführung und klare Prozesse», erläutert Furrer.
Gleichzeitig denkt Immo123 AG schon weiter: Investitionsplanung, Geräteerfassung durch Hauswarte, Integration von öffentlichen Datenquellen - all das soll mit PROPbase Realität werden. «Wir wollen smarter werden, vorausschauender. PROPbase wird dabei eine zentrale Rolle spielen.»
Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Auch in der Zusammenarbeit mit PROPbase erlebte Irène Furrer nur positives:
«Wir fühlen uns ernst genommen. Die Antworten kommen schnell, die Lösungen sind praxistauglich.»
Sie sieht zudem grosses Potenzial in der Weiterentwicklung der Plattform insbesondere im Bereich KI. «Viele Entscheidungen basieren auf Regeln, und diese kann man einer KI beibringen. Wir freuen uns sehr auf die angekündigten Innovationen in dem Bereich.»
Das bisherige Highlight: Digitalisierung, die beim Kunden ankommt
Eines der schönsten Erlebnisse? Die Rückmeldungen nach dem Eigentümer-Onboarding: «Innerhalb weniger Stunden meldeten sich schon die ersten Eigentümer. Alle waren begeistert, alle fanden sich sofort zurecht. So macht Arbeiten Spass!»
Mit PROPbase hat Immo123 nicht nur ein neues Tool eingeführt, sondern den digitalen Kulturwandel eingeleitet und wandelt sich Schritt für Schritt zu einem modernen, vernetzten und zukunftsfähigen Immobilienunternehmen mitten in der Zentralschweiz.
Irène Furrer, Leiterin Immo123 AG
