Mehr Objekte, gleicher Stellenumfang, weniger Aufwand
Mit PROPbase 50% mehr Objekte bewirtschaftet
Vom Aktenschrank zur Echtzeit-Übersicht
PROPbase ersetzt analoge Prozesse und veraltete Software durch eine zentrale, digitale Lösung
Eine Plattform statt Insellösungen
Eine durchgängige Lösung mit integrierter Buchhaltung beendet früheres Schnittstellenchaos
Digitalisierung mit Perspektive
PROPbase bildet die Grundlage für KI-gestützte Anwendungen von morgen
Die Immo10 AG ist seit über 15 Jahren ein fester Bestandteil der Immobilienwelt in der Ostschweiz - vom Zürichsee bis ins Rheintal. Mit 19 Mitarbeitenden deckt das inhabergeführte Unternehmen das ganze Spektrum der Immobilienbewirtschaftung ab: von STWEG über Areale und Gewerbeliegenschaften bis hin zu Verkauf und Bewertung.
«Unsere Leute sind im Schnitt 7,8 Jahre bei uns. Das zeigt, dass wir ein eingespieltes Team sind, das weiss, wie’s läuft. Doch ein Systemwechsel wird dadurch nicht unbedingt einfacher», erzählt Kadermitglied Patrick Schulze, Leiter Immobilien und Projektleiter. Er kam vor rund zwei Jahren zur Immo10 mit dem Auftrag, die Digitalisierung strukturiert voranzutreiben.
Warum ein neues System?
Immo10 arbeitete über 15 Jahre mit Immotop. Mit der Zeit zeigte sich jedoch, dass das System den Anforderungen einer modernen Immobilienbewirtschaftung nicht mehr entsprach. «Du konntest nicht mal ein Foto auf einer Liegenschaft hinterlegen. Und das Design war irgendwo um 1990 stehen geblieben.»
Zudem wurden zahlreiche Prozesse analog abgewickelt: Mieterakten in physischen Ordnern, Verträge auf Papier, manuelle Unterschriften und Informationen, die über unterschiedliche Wege zusammengetragen werden mussten. Schulze erinnert sich: «Man musste eine Leiter holen, einen Ordner suchen und hoffen, dass man die Info findet. Heute machst du drei Klicks und hast alles im Blick.»
Um die Digitalisierung gezielt voranzutreiben, evaluierte Immo10 mehrere Anbieter. Neben PROPbase standen Garaio REM, Immotop2 und ein weiterer Anbieter in der engeren Auswahl. Im Rahmen eines internen Projekts wurde ein umfassender Anforderungskatalog erstellt und alle relevanten Bereiche – von Bewirtschaftung über STWEG bis zur Buchhaltung – in den Prozess einbezogen.
«Ein Killerkriterium für uns war: keine Insellösung und kein Schnittstellen-Chaos. Bei anderen Anbietern hättest du für alles ein zusätzliches Tool gebraucht.»
Dieser Anspruch war entscheidend. «PROPbase bietet mit dem integrierten Abacus-Teil für die Buchhaltung alles aus einer Hand. Genau das wollten wir.»
Auch die finanzielle Stabilität der Anbieter war für Immo10 ein wichtiger Entscheidungsfaktor. «Wenn wir so viel Zeit und auch Geld investieren, wollen wir wissen, dass es die Firma auch in fünf Jahren noch gibt. PROPbase hat uns diese Sicherheit vermittelt», bekräftigt Patrick Schulze.
Migration mit Stolpersteinen und Lerneffekten
Die Migration von Immotop zu PROPbase verlief in Etappen. Einige Daten konnten via Excel-Import übernommen werden, allerdings nicht ohne Herausforderungen. «Wir haben die Kontakt- und Objektdaten übernommen und alles andere selbst erfasst, weil unser altes System schlicht zu wenig hergegeben hat», erzählt Schulze.
Ein Stolperstein war beispielsweise das falsche Auslesen der Mehrwertsteuer durch das alte System, was zu fehlerhaften Importen führte.
«Klar passieren bei so einer Umstellung auch mal Fehler. Wichtig ist, dass man es merkt und schnell korrigiert. Und das haben wir zusammen mit PROPbase super hinbekommen.»
Besonders geschätzt wurde bei Immo10 die enge Zusammenarbeit mit dem PROPbase-Team. «Man merkt einfach, dass alle wollen. Das ist ein richtig gutes Team.»
Einfacher, schneller, effizienter: Aus Skepsis wird Begeisterung
Ein Wechsel nach über 15 Jahren war nicht für alle Mitarbeitende einfach. «Die Leute kannten Immotop auswendig. Da gibt es auch Widerstände», sagt Patrick Schulze. «Aber ich habe immer wieder aufgezeigt: Früher musstest du eine Leiter holen, einen Ordner suchen und hoffen, dass du die Info findest. Heute machst du drei Klicks und hast alles.»
Es dauerte rund vier Monate, bis auch die letzte Mitarbeiterin erkannte, dass man mit PROPbase besser und effizienter arbeiten kann und Begeisterung spürbar wurde. Heute spart Immo10 vor allem in der Mieterkommunikation und im Auftragsmanagement massiv Zeit.
«Das digitale Ticketing und die digitalen Mietverträge sind grossartig. Keine Ordner-Blätterei mehr, fast keine Rückfragen. Einfach, schnell und effizient.»
Auch die digitale Kautionsverwaltung und die Integration von digitalen Signaturen haben den Alltag spürbar vereinfacht.
Der Blick nach vorne
Für die Zukunft plant Immo10 als nächsten Schritt: den Einsatz von KI-gestützten Anwendungen in der Mieterkommunikation. Patrick Schulze ist überzeugt: «In den nächsten zwei bis fünf Jahren wird da viel passieren. Mit PROPbase haben wir bereits heute die Datenbasis dafür. Wir sind gespannt, was von Seiten PROPbase noch alles kommt.»
Die Entscheidung für PROPbase war für Immo10 mehr als nur ein Systemwechsel. Es war der Start in eine neue digitale Ära der Immobilienbewirtschaftung.
Patrick Schulze, Leiter Immobilien / Mitglied des Kaders / Projektleiter Digitalisierung bei Immo10 AG
